POLÍTICA DE PRIVACIDADE E TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS
1. O compromisso da KORTEX
A proteção da privacidade e dos Dados Pessoais constitui um compromisso fundamental da empresa para com os seus clientes e utilizadores dos seus serviços. A KORTEX aconselha a leitura deste documento pois constitui o compromisso da KORTEX quanto à proteção dos dados dos seus clientes no âmbito do Novo Regulamento Geral de Proteção de Dados que entrou em vigor a 25 de maio de 2018.
2. Definições
Para facilitar a compreensão desta política, são utilizadas as seguintes definições:
” Dados Pessoais ” – informação relativa a uma pessoa singular ou coletiva, quando aplicável, identificada ou identificável, direta ou indiretamente, tais como identificadores, ou outros elementos específicos relativos à sua identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social.
” Tratamento de Dados Pessoais ” – a operação ou um conjunto de operações efetuadas sobre dados pessoais ou sobre conjuntos de dados pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como:
a) a recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização;
b) a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, ou
c) a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição.
“Terceiro” – a pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, o serviço ou organismo que não seja o titular dos dados, o responsável pelo tratamento, o subcontratante e as pessoas que, sob a autoridade direta do responsável pelo tratamento ou do subcontratante, estão autorizadas a tratar os dados pessoais;
” Responsável pelo Tratamento dos Dados Pessoais ” – a pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, a agência ou outro organismo que, individualmente ou em conjunto com outras entidades, determina as finalidades e os meios de tratamento de dados pessoais;
“Subcontratante” – a pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, agência ou outro organismo que trate os dados pessoais por conta do responsável pelo tratamento;
“Autoridade de controlo” – autoridade pública independente que, no caso de Portugal, é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), a quem compete fiscalizar a correta aplicação da legislação sobre proteção de dados pessoais;
“Cookies” – ficheiros informáticos que contêm uma sequência de números e letras que permitem identificar de forma única o dispositivo de acesso à internet de um utilizador, mas podem conter outras informações tais como as suas preferências de navegação num determinado site. Os cookies são descarregados através do browser para o dispositivo de acesso à internet (computador, telemóvel, tablet, etc.) quando se acede a determinados sites.
3. O responsável pelo tratamento de dados e o encarregado da proteção de dados
O responsável pela recolha e tratamento dos seus dados pessoais será a KORTEX, pois é ela que lhe presta o serviço e que, nesse âmbito, decide quais os dados recolhidos, meios de tratamento e finalidades para que os dados são usados.
4. Dados pessoais, titulares de dados pessoais e categorias de dados pessoais
O que são dados pessoais?
Dados pessoais são qualquer informação, de qualquer natureza e em qualquer suporte, relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável.
É considerada identificável a pessoa singular que possa ser identificada direta ou indiretamente por exemplo, através do nome, do número de identificação, de um dado de localização, de um identificador eletrónico ou outros elementos que permitam chegar à identificação dessa pessoa singular.
Quem são os titulares de dados pessoais?
O cliente ou utilizador, pessoa singular, a quem os dados dizem respeito e que usufruiu dos produtos e serviços da KORTEX. O Cliente será a pessoa que celebra o contrato com a KORTEX, e o utilizador é a pessoa que utiliza os produtos e serviços da KORTEX, que pode não corresponder ao cliente. A este respeito, a KORTEX informa que protege igualmente os dados pessoais e respeita os direitos dos clientes e utilizadores.
Que categorias de dados pessoais tratamos?
| Dados de identificação | Exemplos |
| Identificação e contactos | Nome completo, morada, números de identificação civil ou fiscal, dados para pagamento e faturação, endereço de email e contacto telefónico |
| Outros dados de identificação | Qualidade de Representante e/ou membro de uma determinada empresa/entidade |
| Serviços | Produtos e serviços adquiridos ou subscritos |
5. Fundamento, Finalidades e Duração do Tratamento de Dados Pessoais
Com que fundamento pode a KORTEX tratar os seus dados pessoais?
Consentimento: quando tiver o seu consentimento — por escrito, oralmente ou através da validação de uma opção – prévio e, se esse consentimento for livre, informado, específico e inequívoco. No caso de tratamento Versão 1.0 09/03/2021 de dados pessoais de menores, que possam estar sujeitos a consentimento prévio, a KORTEX exigirá que seja prestado consentimento por parte dos detentores das responsabilidades parentais, designadamente para efeitos de prestação de serviços, à distância, por via eletrónica;
Execução de contrato e diligências pré-contratuais: quanto o tratamento de dados pessoais seja necessário para a celebração, execução e gestão do contrato celebrado com a KORTEX, nomeadamente para a gestão de contactos, informações e pedidos, para a gestão de faturação, cobrança e pagamentos;
Cumprimento de obrigação legal: quando o tratamento de dados pessoais seja necessário para cumprir uma obrigação legal a que a KORTEX se encontra sujeita, como por exemplo a comunicação de dados exigida por qualquer autoridade judicial ou administrativa para cumprimento da lei;
Interesse legítimo: quando o tratamento de dados pessoais corresponda a um interesse legítimo da KORTEX ou de terceiros, como por exemplo, o tratamento de dados para deteção de fraude, proteção de receita ou melhoria da qualidade dos serviços.
Quais os princípios observados pela KORTEX no tratamento dos Dados Pessoais?
No tratamento dos Dados Pessoais dos seus Clientes, a KORTEX observa os princípios da licitude, da lealdade, da transparência, da limitação das finalidades, da minimização dos dados, da exatidão, da limitação da conservação, da integridade, da confidencialidade e da responsabilidade
A KORTEX obriga-se a garantir o sigilo e a confidencialidade de todos os Dados Pessoais dos seus Clientes cujo conhecimento não se destine a divulgação pública.
Para que finalidades e por quanto tempo a KORTEX trata os seus dados pessoais?
Os seus dados pessoais são tratados pela KORTEX apenas pelo período necessário para a realização da finalidade definida ou, consoante o que for aplicável, até que exerça o seu direito de oposição, direito a ser esquecido ou retire o consentimento. Depois de decorrido o respetivo período de conservação, a KORTEX eliminará ou anonimizará os dados sempre que os mesmos não devam ser conservados para finalidade distinta que possa subsistir e, neste sentido, salvo no que concerne ao cumprimento do dever de conservação dos dados que tenham servido de base para a prestação dos seus serviços.
| Finalidades | Exemplos de finalidades (não exaustivo) |
|
Marketing e Vendas |
Marketing ou venda de novos produtos ou serviços |
| Gestão de Clientes e Prestação de Serviços |
Gestão de contactos, informações ou pedidos Gestão de instalação, ativação, revogação ou renovação dos serviços Gestão de faturação, cobrança e pagamentos |
| Gestão Contabilística, Fiscal e Administrativa |
Contabilidade, faturação Informação fiscal, incluindo envio de informação à autoridade tributária |
| Cumprimento de obrigações legais |
Qualquer arquivo de dados pessoais que seja realizado por motivo de cumprimento de disposição normativa |
Quais os prazos de tratamento e conservação de dados pessoais?
A KORTEX trata e conserva os seus dados pessoais apenas pelo período necessário para as finalidades para as quais foram recolhidos, conforme supra identificadas, exceto se outro prazo de conservação decorrer da lei aplicável.
6. Recolha de dados pessoais
Quando e como recolhemos os seus dados pessoais?
Recolhemos os seus dados pessoais quando pretende adquirir um serviço da KORTEX, em fase précontratual, e para o efeito de execução contratual. Com efeito, os dados pessoais requeridos pela KORTEX são os dados pessoais indispensáveis à prestação dos seus serviços. A recolha poderá ser feita através do registo do utilizador no site, e através do preenchimento do respetivo formulário, através do website da KORTEX, ou através de outros métodos, tais como o registo na sua plataforma.
A KORTEX poderá também aceder, recolher ou confirmar dados pessoais em sites da Administração Pública e de entidades privadas, designadamente, para confirmar a exatidão e atualidade dos seus dados de identificação e de contacto.
7. Direitos do titular de dados pessoais
Direito de acesso: direito a obter a confirmação de quais são os seus dados pessoais que são recolhidos e tratados pela KORTEX, bem como de obter informação sobre os mesmos.
Direito de retificação: direito de solicitar a retificação dos seus dados pessoais que se encontrem inexatos ou solicitar que os dados pessoais incompletos sejam completados, como por exemplo a morada, o NIF, o email, os contactos telefónicos, entre outros
Direito ao apagamento dos dados ou «direito a ser esquecido»: direito de obter o apagamento dos seus dados pessoais, desde que não se verifiquem fundamentos válidos para a sua conservação.
Direito à portabilidade: direito de receber os dados que nos forneceu em formato digital de uso corrente e de leitura automática ou de solicitar a transmissão direta dos seus dados para outra entidade que passe a ser o novo responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais, se tal for tecnicamente possível.
Direito a retirar o Consentimento ou Direito de Oposição: direito de se opor ou retirar o seu consentimento, a qualquer momento, a um tratamento de dados, como por exemplo no caso de tratamento de dados para fins Versão 1.0 09/03/2021 de marketing, desde que não se verifiquem interesses legítimos que prevaleçam sobre os seus interesses, direitos e liberdades, como por exemplo de defesa de um direito no âmbito de um processo judicial
Direito de limitação: direito a solicitar a limitação do tratamento dos seus dados pessoais, sob a forma de: (i) suspensão do tratamento ou (ii) limitação do âmbito do tratamento a certas categorias de dados ou finalidades de tratamento.
Utilização de Cookies
A KORTEX utiliza no seu site cookies que permitem melhorar o desempenho e a experiência de navegação dos titulares dos dados pessoais, aumentando, por um lado, a rapidez e eficiência de resposta e, por outro, eliminando a necessidade de introduzir repetidamente as mesmas informações para mais informações consulte a nossa Política de Cookies, disponível para consulta no Website.
Perfil e decisões automatizadas
A KORTEX poderá traçar o perfil dos clientes com base, por exemplo, na utilização do serviço, localização, etc, nomeadamente para prestar serviços, aumentar a qualidade e experiência dos produtos e serviços, adequar comunicações de marketing, etc., desde que esse tratamento seja necessário para a celebração ou execução do contrato entre o titular e a KORTEX, ou se baseie no consentimento do titular.
Direito a reclamar
Direito de apresentar reclamação à CNPD, ou a outra autoridade de controlo competente nos termos da lei, para além da empresa ou do DPO, caso entenda que o tratamento dos seus dados pela KORTEX viola o regime legal aplicável.
Como pode exercer os seus direitos?
O exercício dos seus direitos é gratuito, exceto se se tratar de um pedido manifestamente infundado ou excessivo, caso em que poderá ser cobrada uma taxa razoável tendo em conta os custos. Deverá ter em conta, nomeadamente, que o exercício dos respetivos direitos de apagamento dos dados, de retirada do consentimento ou de limitação só poderão ser exercidos na medida em que não obstem ao cumprimento de qualquer obrigação legal por parte da KORTEX.
As informações devem ser prestadas por escrito, mas, se o solicitar, podem ser prestadas oralmente. Neste caso, a KORTEX deve verificar a sua identidade por outros meios que não orais. A resposta aos pedidos deverá ser prestada no prazo máximo de 30 dias, salvo se for um pedido especialmente complexo
Exerça-os através dos seguintes endereços:
Carta: KT Kortex Technologies, Lda.
Rua António Santos Oliveira, nº150- 1ºA,
4760-297 Vila Nova de Famalicão
Email: rgpd@kortexworld.com
8. Transmissão de Dados Pessoais
Em que circunstâncias existe comunicação dos seus dados pessoais a outras entidades, subcontratantes ou terceiros?
Os seus dados pessoais podem ser transmitidos a subcontratantes para que estes os tratem em nome e por conta da KORTEX. Neste caso, a KORTEX tomará as medidas contratuais necessárias para garantir que os subcontratantes respeitam e protegem os dados pessoais do titular. Os dados podem também ser transmitidos a terceiros entidades distintas da KORTEX ou dos subcontratantes, nomeadamente empresas com quem a KORTEX desenvolva parcerias, no caso de o titular ter consentido, ou a entidades a quem os dados tenham de ser comunicados por força da lei.
Em que circunstâncias a KORTEX transfere os seus dados para um país terceiro?
A KORTEX não irá transferir os seus dados pessoais para um país terceiro, fora do espaço da União Europeia, e que não integre a lista de países que a União Europeia já considerou reunir níveis de proteção dos dados pessoais adequados.
9. Responsabilidade sobre Websites
Os Websites da KORTEX podem conter links para outros Websites, produtos ou serviços de terceiros, que não têm qualquer relação com a KORTEX ou que não são abrangidos por esta Política de Privacidade.
A recolha ou o tratamento dos dados pessoais solicitados por esses terceiros é da sua exclusiva responsabilidade, não podendo a KORTEX ser responsabilizada, em qualquer circunstância, pelo conteúdo, pela exatidão, veracidade ou legitimidade desses Websites ou pela má utilização dos dados recolhidos ou tratados por intermédio dos mesmos.
Alertamos os clientes e utilizadores da KORTEX para este facto e para a necessidade de, antes de utilizarem os Websites, produtos ou aplicações, lerem e aceitarem as regras relativas ao tratamento de dados pessoais definidos por esses terceiros.
10. Medidas processuais e técnicas de Segurança
De que modo a KORTEX protege a sua informação pessoal?
A KORTEX tem implementadas as medidas lógicas, físicas, organizativas e de segurança adequadas, necessárias e suficientes para proteger os seus dados pessoais contra a destruição, a perda, a alteração, a difusão, o acesso não autorizado ou qualquer outra forma de tratamento acidental ou ilícito. A KORTEX tem implementados:
A) Requisitos e medidas de segurança lógicos, como a utilização de firewalls e sistemas de deteção de intrusão nos seus sistemas, a existência de uma política rigorosa sobre os acessos a sistemas e à informação e o registo das ações efetuadas pelos colaboradores da KORTEX sobre dados pessoais dos clientes ou utilizadores;
B) Medidas de segurança física, entre as quais se destacam um estrito controlo de acessos às instalações físicas da KORTEX, por parte de colaboradores, parceiros e visitantes, bem como um acesso muito restrito e permanentemente vigiado às infraestruturas tecnológicas essenciais da KORTEX;
C) Meios de proteção dos dados desde a conceção (“privacy by design”) utilizando meios tecnológicos como a máscara, a cifragem, a pseudonimização e a anonimização dos dados pessoais e, ainda, um conjunto de medidas preventivas favoráveis à privacidade “privacy by default”);
D) Mecanismos de escrutínio, auditoria e controlo para garantir o cumprimento das políticas de segurança e privacidade;
E) Um programa de informática e formação dos colaboradores e parceiros da KORTEX;
F) Regras de acesso para os clientes ou utilizadores a determinados produtos ou serviços, como por exemplo a introdução de uma password, para permitir reforçar os mecanismos de controlo e segurança.
Alteração da política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais e Cookies
A KORTEX poderá vir a atualizar ou a proceder a reajustamentos à presente Política, bem como à sua Política de Cookies, e às condições gerais relativas a Dados Pessoais, sendo essas alterações devidamente publicitadas.
Última atualização, 9 de Março de 2021